إعداد مستند Word الخاص بك للتوزيع الشامل

فيديو: إعداد مستند Word الخاص بك للتوزيع الشامل

فيديو: إعداد مستند Word الخاص بك للتوزيع الشامل
فيديو: 남편10년지기 업자에게 사기당한 썰🤬도와달라고 빌며 매달리던 사기꾼 또 다시 사기친넘🤬충격으로 뇌출혈로 쓰러진 엄마😡🤬 2024, مارس
إعداد مستند Word الخاص بك للتوزيع الشامل
إعداد مستند Word الخاص بك للتوزيع الشامل
Anonim

كتب مقال الضيف هذا من قبل Askar ، المهووس وراء موقع DemoGeek التقني.

إذا كنت تعمل في فريق أو عندما تتعامل مع عملائك ، فقد ترغب في التأكد من توزيع المستندات بالطريقة الصحيحة حتى تصل المعلومات الموجودة في المستند إلى الجمهور المناسب ويتم احترام سرية المعلومات.

يحتوي Word 2007 على ميزة يمكنك من خلالها إعداد مستند Word بشكل رسمي للتوزيع المناسب لمجموعة من الأشخاص أو حتى لأي فرد لديه عامل مصداقية معين.

تجهيز

قم بتشغيل برنامج Word 2007 وقم بإنشاء المستند بالطريقة التي تريدها.

بمجرد أن تصبح سعيدًا للمستند وتكون جاهزًا للتوزيع ، توقف للحظة قبل أن تصل إلى تطبيق البريد الإلكتروني واتبع هذه الخطوات البسيطة للحصول على المستند جاهزًا للتوزيع. ضع في اعتبارك أن هذه الخطوات معزولة وما يعنيه ذلك هو أنه يمكنك اختيار واختيار الخطوات التي ترغب في اتباعها.

Image
Image

اضغط على زر المكتب وانقر على إعداد خيار القائمة. هناك 7 خيارات مختلفة يجب أن تكون قادراً على رؤيتها. سأشرح كل من هذه الخيارات حتى تتمكن من انتقاء واختيار المجموعة الصحيحة من الخيارات لمتطلبات التوزيع الخاصة بك.

خصائص المستند

الأول في القائمة هو الخصائص' الخيار الذي يمكنك من خلاله إدخال معلومات البيانات التعريفية عن المستند.

يمكنك إدخال اسم مؤلف الوثيقة والعنوان والموضوع والكلمات الرئيسية والفئة والحالة والتعليقات.
يمكنك إدخال اسم مؤلف الوثيقة والعنوان والموضوع والكلمات الرئيسية والفئة والحالة والتعليقات.
Image
Image

يمكن الاطلاع على بعض من هذه من خلال ملف >> الخصائص الحوار.

ضع في اعتبارك أنه بمجرد الانتهاء من المستند ، لن تتمكن من رؤية هذه الخصائص ، ولكن حتى ذلك الحين يمكنك ربط الخصائص بالمستند للآخرين للحصول على فكرة عن المستند قبل فتحه.

فحص المستند

الخيار الثاني في القائمة هو " فحص المستند" اختيار. كجزء من الإعداد لتوزيع المستند ، يمكنك فحص المستند للحصول على التعليقات والمراجعات وعلامات المراجعة والتعليقات التوضيحية بالحبر. يمكنك فحص البيانات الوصفية المخفية أو أي معلومات شخصية تم حفظها في المستند. يمكنك فحص أي بيانات XML مخصصة تم تخزينها في المستند. يمكنك أيضًا البحث عن أي معلومات حول الرؤوس والتذييلات وأي علامات مائية. وأخيرًا ، يمكنك أيضًا البحث عن أي نصوص مخفية في المستند.

Image
Image

اختر خيارات الفحص التي تريد التأكد منها قبل توزيع المستند وعند ضرب " فحص"سيقوم Word بفحص المستند وإعلامك بأي من العناصر التي يعثر عليها أثناء الفحص.

سيتم وضع علامة تعجب على العناصر التي تحتاج إلى اهتمامك ويمكنك اختيار إعادة الفحص إذا كنت تريد ذلك.
سيتم وضع علامة تعجب على العناصر التي تحتاج إلى اهتمامك ويمكنك اختيار إعادة الفحص إذا كنت تريد ذلك.

تشفير الوثيقة

ثالث في القائمة هو " تشفير الوثيقة" اختيار. اختر هذا الخيار إذا كنت تريد عرض المستند فقط بواسطة أشخاص معينين تثق بهم. يسمح لك بتشفير المستند بكلمة مرور من اختيارك ويجب على المستخدمين إدخال كلمة المرور هذه لعرض المستند.

اختر كلمة مرور يمكنك توزيعها على المجموعة. نصيحتي هي عدم اختيار كلمة مرور تستخدمها شخصيًا ، بل كلمة مرور لا يمكن لأحد استخدامها لتتبع حساباتك على الإنترنت أو أي حسابات حساسة تستخدمها شخصيًا.
اختر كلمة مرور يمكنك توزيعها على المجموعة. نصيحتي هي عدم اختيار كلمة مرور تستخدمها شخصيًا ، بل كلمة مرور لا يمكن لأحد استخدامها لتتبع حساباتك على الإنترنت أو أي حسابات حساسة تستخدمها شخصيًا.
تأكيد كلمة المرور مرة أخرى. كلمات المرور حساسة لحالة الأحرف وتأكد من حفظ / تذكر كلمة المرور نظرًا لعدم وجود طريقة لاستعادة كلمة المرور إذا نسيت ، ولا توجد طريقة لفتح الملف إذا نسيت كلمة المرور.
تأكيد كلمة المرور مرة أخرى. كلمات المرور حساسة لحالة الأحرف وتأكد من حفظ / تذكر كلمة المرور نظرًا لعدم وجود طريقة لاستعادة كلمة المرور إذا نسيت ، ولا توجد طريقة لفتح الملف إذا نسيت كلمة المرور.
بمجرد تشفيرها ، يجب أن تكون قادراً على رؤية أن خيار القائمة يحتوي على لون خلفية صغير للإشارة إلى أن هذا المستند مشفر.
بمجرد تشفيرها ، يجب أن تكون قادراً على رؤية أن خيار القائمة يحتوي على لون خلفية صغير للإشارة إلى أن هذا المستند مشفر.
عندما يحاول الأشخاص في مجموعة التوزيع فتح مستند مشفر ، ستتم مطالبتك بإدخال كلمة مرور.
عندما يحاول الأشخاص في مجموعة التوزيع فتح مستند مشفر ، ستتم مطالبتك بإدخال كلمة مرور.
بدون كلمة مرور ، لن يكونوا قادرين على فتح المستند على الإطلاق.
بدون كلمة مرور ، لن يكونوا قادرين على فتح المستند على الإطلاق.

تقييد الإذن

الرابع على القائمة هو " تقييد الإذن" اختيار. يمكنك استخدام خيار "تقييد الإذن" لتقييد ما يمكن للأشخاص فعله بالوثيقة. إذا كان المستند حساسًا ، فيمكنك استخدام "تقييد الأذونات" لتقييدها من تحرير المستند ونسخه وطباعته.

يستخدم تقييد الأذونات عميل Windows Rights Management لتنفيذ القيود.
يستخدم تقييد الأذونات عميل Windows Rights Management لتنفيذ القيود.
Image
Image

قد تتم مطالبتك بتثبيت إدارة حقوق ويندوز أداة. لا تقلق ، امضي وتثبيته ، إنه من المصدر الموثوق به. بمجرد التثبيت ، يجب أن تكون قادرًا على تكوين ما يمكن أن يفعله الأشخاص مع المستند.

إضافة التوقيع الرقمي

الخامس في القائمة هو " إضافة التوقيع الرقمي" اختيار. التوقيعات الرقمية تضمن سلامة الوثيقة. فكر في التوقيعات الرقمية كتوقيع ورقي ، ولكن قم بعمل إلكترونياً للراحة. عندما يكون للمستند توقيع رقمي ، فإنه يدل على تكامل المستند وثقته. سيكون هذا مفيدًا إذا كنت توزع المستند على مجموعة كبيرة جدًا من الجمهور.

Image
Image

اضغط على إضافة التوقيع الرقمي سيطالبك الخيار و Word بمربع الحوار أعلاه للبحث عن موفري التوقيع الرقمي على Office Marketplace.

Image
Image

في موقع Office Online Marketplace ، يجب أن تكون قادرًا على العثور على موفر توقيع رقمي يمكنك استخدامه لتوقيع المستند.

قم بتشغيل مدقق التوافق

دعنا نتخطى الخيار الأخير " قم بتشغيل مدقق التوافق" أول.إذا كنت قد استخدمت أية ميزات خاصة بـ Word 2007 ، وإذا كنت تشك في أن جمهورك قد يستخدم إصدارات قديمة من Word ، فقد ترغب في تشغيل "مدقق التوافق" للتأكد من إمكانية قراءة المستند بواسطة الجمهور بأكمله.

سيقوم برنامج Word 2007 بتشغيل مجموعة من اختبارات التوافق المحددة مسبقًا ، وإذا وجد أي مشكلات تتعلق بالتوافق ، فسوف يسردها في مربع الحوار أعلاه ، وإذا لم يكن من الجيد الانتقال إلى الخطوة الأخيرة قبل توزيع المستند.
سيقوم برنامج Word 2007 بتشغيل مجموعة من اختبارات التوافق المحددة مسبقًا ، وإذا وجد أي مشكلات تتعلق بالتوافق ، فسوف يسردها في مربع الحوار أعلاه ، وإذا لم يكن من الجيد الانتقال إلى الخطوة الأخيرة قبل توزيع المستند.

اجعلها نهائية

يجب أن تكون هذه هي الخطوة الأخيرة التي تريد اتباعها قبل توزيع المستند على المجموعة. كما يشير الاسم ، يشير هذا الإجراء إلى المستند على أنه تم تعيينه للتوزيع.

نظرًا لإجراء تغييرات مهمة في المستند ، ستتم مطالبتك بالتأكد من أنك تريد وضع علامة على المستند كنهائي.
نظرًا لإجراء تغييرات مهمة في المستند ، ستتم مطالبتك بالتأكد من أنك تريد وضع علامة على المستند كنهائي.
بمجرد وضع وثيقة على أنها نهائية ، لا يمكن تحرير الوثيقة وسيتم تنظيفها من أي قراءات إرشادية أو تعليقات وما إلى ذلك.
بمجرد وضع وثيقة على أنها نهائية ، لا يمكن تحرير الوثيقة وسيتم تنظيفها من أي قراءات إرشادية أو تعليقات وما إلى ذلك.
وثائق النهائية الحصول على رمز جديد على شريط الحالة التي تبدو أكثر من مثل المطاط على ورقة.
وثائق النهائية الحصول على رمز جديد على شريط الحالة التي تبدو أكثر من مثل المطاط على ورقة.

يمكن أن يساعد الحصول على مستند تم إعداده للتوزيع على تجنب بعض الأخطاء الواضحة التي تقوم بها عند توزيع مستند على مجموعة كبيرة من الأشخاص. لا يتعين عليك اتباع جميع الخطوات ؛ بدلا من ذلك يمكنك اختيار واختيار الذي تريد / تفضل. إن Word 2007 مرن بما فيه الكفاية للقيام بما تطلب منه القيام به عند إعداد مستند للتوزيع.

أرجو أن تجد هذا مفيدًا وآمل أن تستفيد من قدرة Word 2007 على وضع الصيغة النهائية للمستند بشكل صحيح قبل التوزيع. إذا كانت لديك أية أسئلة أو تعليقات ، فيرجى إبلاغي بها في التعليقات.

موصى به: